Knowledge Management

Definisi

Knowledge Management merupakan suatu paradigma pengelolaan pengetahuan yang berasal dari pemikiran bahwa pengetahuan yang murni tertanam dalam benak dan pikiran setiap manusia.

Manajemen Pengetahuan bukan , " hal teknologi " atau , " hal komputer " Jika kita menerima premis bahwa manajemen pengetahuan berkaitan dengan seluruh proses penemuan dan penciptaan pengetahuan , penyebaran pengetahuan , dan pemanfaatan pengetahuan maka kita yang sangat didorong untuk menerima bahwa manajemen pengetahuan adalah jauh lebih dari sebuah " teknologi hal " dan bahwa unsur-unsur itu ada dalam setiap pekerjaan kami .

Knowledge Management (KM) adalah ungkapan yang menggambarkan serangkaian strategi, sistem dan teknik yang digunakan oleh individu, team dan korporasi untuk mengelola 'knowledge'.

Bentuk KM

Bagi banyak praktisi KM, 'knowledge' lebih cenderung diartikan sebagai 'pemahaman', 'insights' atau 'experience' subjective yang diperoleh seseorang ketika mempraktekkan sebuah informasi dalam realita. Knowledge ini kemudian umumnya dibakukan dalam bentuk proses bisnis, praktek, peraturan ataupun bentuk dokumentasi lain.

Validasi KM

Sesuai dengan sifat 'knowledge' yang demikian subjective, validasi sebuah 'individual knowledge' menjadi 'collective knowledge' hanya bisa tercapai jika terbangun proses knowledge sharing tukar menukar individual knowledge. Collective knowledge yang tervalidasi dan terdokumentasi adalah sumber kekuatan dalam konteks korporasi.

Aspek Penting KM

1.  Creative

Pengetahuan dan informasi keduanya di dasar kreativitas. Sangat sering kita tidak menyadari berapa banyak yang kita ketahui atau seberapa banyak kita dapat membuat, karena kurangnya motivasi , waktu atau alat untuk membimbing kita dalam berlatih kreativitas, setiap kali lebih rumit dan menantang.

Penelitian ilmiah telah berorientasi terhadap pengembangan kreativitas sebagai sebuah proses pendidikan , bahkan dalam bisnis . Teknik untuk mendukung kreativitas adalah perangkat lunak berbasis manajemen pengetahuan : model kecerdasan buatan , pengolahan ide , sistem informasi , dll ) Alat ini digunakan dengan generasi kreativitas tujuan dan promosi , melanggar skema diawali , merangsang imajinasi dan , tergantung pada metode , memperbaiki lingkungan di mana ide kreatif yang dihasilkan . Dalam sebuah perusahaan ( atau organisasi lain ) adalah penting untuk menggabungkan kreativitas staf dalam organisasi proses dan strategi .

2.  Spesific Skill

Spesific Skill adalah seseorang yang mempunyai keahlian khusus dalam sebuah bidang yang di peroleh dari pelatihan khusus/pendidikan khusus.  Dia juga mempunyai wawasan yang mana wawasan itu lebih dia dalami dan pelajari lagi, sehingga dia pun menjadi spesialis dalam bidang yang dia kaji dan pelajari itu.

Persaingan di dalam dunia kerja dan dunia bisnis semakin sengit dan panas seiring berotasinya jaman. Orang yang termasuk mempunyai skill diatas rata-ratalah yang akan bertahan dengan Keahlian khusus fokus pada bidangnya.

3.  Multi Tasking

Multitasking adalah pemrosesan beberapa tugas pada waktu yang bersamaan. Sebagai contoh, jika seseorang sedang menyetir, bertelepon lewat ponsel, dan sambil merokok secara bersamaan, maka orang tersebut melakukan multitasking.

Misalnya, untuk menduduki suatu jabatan maka dibutuhkan seseorang dengan kapabilitas yang memadai. Si A tidak memiliki kapabilitas yang cukup untuk melaksanakan tugas itu, dan si B lebih kapabel. Jadi apakah kapabilitas itu ? Kapabilitas sebenarnya mengandung dua unsur kata, yaitu kapasitas dan abilitas. Kapasitas seorang karyawan ditunjukkan oleh kemampuannya dalam menangani sejumlah volume tertentu pekerjaan. Sedangkan abilitas atau kecakapan ditunjukkan oleh kemampuan karyawan menghadirkan suatu kualitas proses dan hasil dari pekerjaan. Jika abilitas biasanya lebih mengarah ke sisi teknis pelaksanaan pekerjaan, maka kapasitas biasanya lebih mengarah ke sisi manajerialnya.

Untuk bisa menangani volume pekerjaan yang lebih besar, seseorang harus optimal dalam pemanfaatan waktu yang dimilikinya. Salah satu caranya yaitu dengan cara bekerja multitasking. Dengan kemampuan multitasking yang baik, seorang karyawan akan mampu menangani beberapa pekerjaan atau tugas sekaligus dalam rentang waktu yang sama, baik secara perseorangan ataupun bersama tim yang dipimpinnya. Memiliki tim yang besar, meskipun dilengkapi dengan banyak subtim di dalamnya, tidak menjamin mampu menyelesaikan banyak ragam pekerjaan dengan volume yang besar. Hanya mengandalkan kemampuan individu pemimpin dalam bermultitasking juga tidak banyak membantu tanpa kesiapan tim untuk diajak bermultitasking. Pada level tim, pemimpin perlu memiliki kemampuan juga dalam hal menciptakan kondisi tim yang kondusif untuk mendukung proses multitasking.

Era Conceptual / Inovasi

Perkembangan ekonomi dunia kini telah jauh berkembang. Era Agraris, telah dibuat produktif oleh Era Industri, yang dibuat efisien oleh Era Informasi, dan kini dibuat kompetitif oleh era Conceptual/Inovasi. Untuk tetap kompetitif dan bertahan di era Conceptual/Inovasi, perusahaan perlu secara ketat dan terstruktur mengembangkan sistem KM sebagai tulang punggung dari strategi SDM yang ada.

Yang diperlukan oleh korporasi umumnya bukanlah jumlah SDM, tapi kualitas knowledge & kapabilitas dari SDM tsb (dalam kata lain: apalah artinya punya banyak SDM di dalam daftar gaji bulanan tapi SDM tsb tidak ada gunanya untuk menjaga daya saing perusahaan)

Teknik-Teknik KM

Ada banyak teknik KM klasik yang sering disebut seperti

·         knowledge harvesting

·         community of practice

·         after action review

·         best practice

Sistem & Teknologi KM

Hampir semua teknologi ICT, yang berubah begitu cepat tiap harinya, pada esensinya adalah mendukung implementasi KM. Tantangan utama bagi CEO adalah bagaimana memformulasikan sistem & teknologi KM yang tepat yang sesuai dengan kebutuhan bisnis, prioritas dan level integrasi knowledge yang diperlukan.

Realita Informal KM

Semua organisasi melakukan KM baik secara sadar maupun tidak. Masalahnya ialah ketika KM dikelola dengan tidak terencana, tertata dan terintegrasi secara full dengan strategi bisnis secara umum (seperti HR, IT, RM, TQM, SM, produksi, dst) maka akan timbul inefektifitas dan ineffisiensi di semua lini. Ketika kondisi ini dihadapkan dengan tingginya persaingan dunia, maka korporasi yang tidak begitu peduli soal KM akan cenderung tertatih dan tertinggal dalam persaingan.

Explicit and tacit

Tanpa pertanyaan, perbedaan yang paling penting dalam KM adalah antara pengetahuan explicit dan tacit. Namun, saya menemukan bahwa dimensi tertanam adalah tambahan yang berharga, karena persyaratan manajerial untuk jenis pengetahuan yang sangat berbeda. Untuk alasan ini, diskusi mengenai situs ini akan, apabila relevan, menggunakan semua tiga kategorisasi pengetahuan tetapi fokus akan selalu terutama pada dimensi explicit dan tacit.

Sumber lain :

http://id.wikipedia.org/wiki/Knowledge_management

http://www.knowledge-management-tools.net/images/Different%20types%20of%20knowledge.png

http://ridwanattaufiq.files.wordpress.com/2012/04/knowledge_management1.jpg

Human Resources Development

Pengertian HRD adalah singkatan dari Human Resources Development. Dalam ilmu terapannya, HRD biasa disebut sebagai “Personalia” atau “Kepegawaian”. HRD dalam manajemen juga biasa disebut dengan “Human Capitol” atau “Human Resources Management”.

Menurut Raymond A. Noe (2000), "Human Resources Management refers to the policies, practices, and systems that influence amployees behavior, attitudes, and performance”.

Menurut William B. Werther Jr. (1993:10), "The purpose of human resource management is to improve the productive contribution of people to the organization in an ethical and socially responsible way". 

Arti lain dari Human Resources Development (Sumber Daya Manusia/SDM) adalah suatu proses menangani berbagai masalah pada ruang lingkup karyawan, pegawai, buruh, manajer dan tenaga kerja lainnya untuk dapat menunjang aktifitas organisasi atau perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditentukan. Bagian atau unit yang biasanya mengurusi sdm adalah departemen sumber daya manusia. Manajemen sumber daya manusia juga dapat diartikan sebagai suatu prosedur yang berkelanjutan yang bertujuan untuk memasok suatu organisasi atau perusahaan dengan orang-orang yang tepat untuk ditempatkan pada posisi dan jabatan yang tepat pada saat organisasi memerlukannya.

Untuk menjadi HRD yang unggul memiliki langkah – langkah sebagai berikut :

1. HRD unggul mengetahui Tujuan dari HRD itu sendiri

Kira-kira apa tujuan HRD ada di dalam perusahaan? Ada 4 objective yang harus diketahui oleh para HRD, yaitu organizational objective, personal objective, functional objective dan social objective.

2. HRD unggul harus tahu tentang perusahaan dimana anda bekerja

Jika anda bekerja sebagai HRD disebuah perusahaan, tentu anda harus tahu produk atau jasa yang dijual, bisnisproses, yang ada dalam perusahaan, apa kekuatan perusahaan, apa kelemahan perusahaan, apa peluang-peluang yang ada, dan apa ancaman-ancaman yang dihadapi perusahaan anda, artinya anda harus mencoba melakukan SWOT (Strange, Weakness, Opportunity, and Time) analysis terhadap perusahaan anda. Dengan mengetahui SWOT-nya anda akan dapat memperkirakan apa yang sebaiknya anda lakukan sebagai HRD agar perusahaan anda dapat memuwujudkan target-target yang diberikan pimpinan puncak diperusahaan anda.

3. HRD unggul memiliki kompetensi standar sebagai seorang HRD

Apa sajakah kompetensi yang harus dimiliki HRD agar mampu menjadi seorang HRD unggul? Tugas HRD sebagai pengelolaan dari sumber daya manusia yang ideal dalam organisasi atau perusahaan memiliki 10 aspek/pilar/kemampuan :

a. Kompetensi dalam bidang HR Planning

b. Kompetensi dalam bidang Seleksi dan Rekruitmen (Recruitment and Selection)

Seleksi dan rekrutmen bertanggung jawab untuk menjawab kebutuhan pegawai melalui penerimaan pegawai hingga penempatan para pegawai baru tersebut di posisi-posisi yang tepat. Kami percaya, agar dapat menjalankan fungsinya dengan baik (menempatkan orang yang tepat di posisi yang tepat), maka biasanya fungsi ini sudah memiliki success profile sebagai acuan yang membantu menyeleksi kandidat yang sesuai. Sedangkan untuk metode seleksi, biasanya sangat bervariasi, mulai dari psikotest, interview, skill test, referensi maupun assessment center.

c. Kompetensi dalam bidang Manajemen Kinerja (Performance Management System)

Penilaian kinerja merupakan upaya monitoring kesenjangan antara standard kinerja yang diharapkan dengan aktual kinerja yang ditunjukkan. Pilar performance management bertanggung jawab untuk merancang sistem hingga implementasi penilaian kinerja para pegawai hingga laras dengan objective yang harus dicapai oleh organisasi. Saat ini kami melihat berbagai strategi/metode/sistem penilaian kinerja, namun kami percaya bahwa tanpa eksekusi yang efektif maka strategi/metode/sistem yang sudah disusun akan menjadi sia-sia. Strategi penilaian kinerja yang ideal menurut kami harus dapat menjawab perkalian berikut ini:

Strategic Business Focus x Cascading Accountabilities x High Quality Interactions x Ensured Sustainability = Strategy Realized

d. Kompetensi dalam bidang Kompensasi dan Keuntungan (Compensation and Benefit)

Compensation and Benefit berfungsi untuk menyusun strategi hingga implementasi atas seluruh kompensasi yang diterimakan kepada pegawai yang mengacu pada kondisi pasar.

e. Kompetensi dalam bidang Pelatihan dan Pengembangan (Training and Development)

Training dan development memiliki fungsi yang menjaga kualitas sumber daya manusia dalam organisasi melalui berbagai aktivitas pelatihan, pendidikan dan pengembangan sebagai upaya peningkatan kemampuan dan keterampilan kerja. Aktivitas ini dapat dilakukan secara internal maupun eksternal. Menurut survey DDI mengenai Leadership Forecast 2005|2006, beberapa metode pengembangan yang populer saat ini adalah on-the-job training dan coaching disusul training.

f. Kompetensi dalam bidang Perencanaan Karir (Career Planning)

Career Planning bertanggung jawab atas pengelolaan, perencanaan dan jenjang karir bagi seluruh anggota organisasi. Fungsi ini menjawab setiap pegawai memiliki jalur karir menurut tugas, tanggung jawab, dan kompetensi yang ia miliki. Mengacu kepada kondisi jangka panjang, karir setiap pegawai akan ditentukan oleh kelompok kerja di mana masing-masing pegawai bekerja (vertical path), namun dengan mempertimbangkan besarnya organisasi masing-masing, penyeberangan karir dari setiap kelompok tidak dapat dihindarkan (cross functhin career path) atau bahkan berpindah dari satu kelompok ke kelompok lainnya (horizontal carreer path).

g. Kompetensi dalam bidang Hubungan Karyawan (Employee Relation)

Employee Relation Management biasanya juga berfungsi sebagai internal PR bagi setiap kebutuhan pegawai terhadap informasi, kebijakan dan peraturan perusahaan. Fungsi ini juga penting untuk menggali input-input dari pegawai mengenai berbagai aspek dalam organisasi.

h. Kompetensi dalam bidang Pengelolaan Seluruh Tindakan Pemutusan Hubungan Kerja (Separation Management)

Separation Management adalah fungsi yang mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam organisasi bayak yang disebabkan karena normal separation (pensiun, habisnya masa kontrak, atau meninggal), forced separation (indisipliner, dll), atau early retirement (pensiun sebelum masanya).

i. Kompetensi dalam bidang Personalia atau Kepegawaian (Personnel Administration)

Personnel Administration yang biasa dikenal dengan Personalia atau Kepegawaian adalah fungsi yang mendukung terlaksananya fungsi HR yang lain. Secara umum fungsi ini bertanggung jawab terhadap Employee Database, Payroll dan pembayaran benefit lainnya, pinjaman karyawan, absensi, pencatatan cuti tahunan.

j. Kompetensi dalam bidang Hubungan Antar Perusahaan (Industrial Relation)

Selanjutnya akan ada yang namanya HR Specialist dan ada yang namanya HR Generalist. Seorang generalist di tuntut untuk menguasai seluruh bidang yang ada di dalam area HR, dan untuk HR specialist, disamping mengetahui bidang-bidang dalam area HR, biasanya mengusai secara khusus dan dalam satu atau lebih bidang-bidang HR, misalnya specialist dalam Recruitment and Selection, specialist dalam Compensation and Benefit, dst.

4. HRD unggul memiliki 3 kemampuan Self, Task & People Management

Ketiga kemampuan itu adalah Self Management, People Management, Task Management. Seorang HRD unggul harus mampu mengelola dirinya sendiri mampu mengelola orang-orang (karyawan) dan mampu mengelola pekerjaannya dengan baik.

5. HRD unggul memiliki Networking yang baik

Networking sering di artikan jaringan, luasan jangkauan pertemanan, baik teman seprofesi maupun tidak seprofesi. Seorang HRD harus bergabung dalam komunitas HRD yang ada, perkumpulan HRD, mailing list HRD, yang akan memberikan kesempatan sebanyak mungkin untuk dapat saling lebih mengenal antara sesame praktisi HRD. Salah satu mailing list HRD, beralamat di Diskusi-HRD@yahoogroups.com yang secara aktif mengadakan pelatihan-pelatihan HRD setiap harinya, disamping itu HRD forum juga mengadakan sebuah event akbar setahun sekali, yang diberi nama HR BROTHERHOOD. Event akbar ini memiliki tujuan untuk memperkuat networking antar sesame praktisi HRD. Selalu update informasi seputar HRD dan ketenagakerjaan

Seorang HRD harus selalu meng-update informasi-informasi seputar HRD dan ketenagakerjaan, baik melalui training HRD, seminar HRD, symposium HRD, copy darat HRD, mailing-list HRD, Koran, majalah, tabloid dan sebagainya.

6. HRD unggul harus terus belajar

Tidak ada kata terlambat untuk belajar, tidak ada kata berhenti untuk belajar. Terus menerus menambah kompetensi dengan belajar. Belajar tidak harus selalu di dalam kelas, belajar bisa melalui banyak cara, misalnya melalui facebook, twitter, google, social media, yahoo, internet, blog, televise, radio, bulletin, majalah, dsb

Dapat kami simpulkan, bahwa HRD memiliki peran penting di dalam sebuah perusahaan. Istilahnya, jika di dalam sebuah perusahaan tidak memiliki HRD maka untuk mengembangkan perusahaan tersebut akan cukup sulit, HRD disini sebagai ujung tombak dari sebuah perusahaan, yang dimana tugas terpenting dari HRD itu sendiri adalah “Developing People” (mengembangkan potensi SDM atau pegawai). Adapun rumus dalam mengembangkan potensi manusia adalah :

“Daripada terus menerus memperbaiki kelemahan, lebih baik mengembangkan kemampuan”

            Rata-rata manusia atau pegawai ingin lebih baik dari sebelumnya, sehingga para pegawai terus mempebaiki kesalahan dan kekurangan mereka ketika mereka merasa belum menghasilkan nilai atau hasil yang terbaik dari apa yg telah mereka kerjakan. Padahal alangkah lebih baiknya ketika para pegawai mengembangkan potensinya dan tidak terus berkerucut pada perbaikan, tapi lebih pada pengembangan karena kepuasan dan perfectionis itu tidak akan terjamah ketika hanya memperbaiki, melaikan karena pengembangan. Pengembangan potensi itu akan meningkatkan dan menggagas potensi-potensi yang terbunuh oleh perbaikan satu pandangan.

Sumber :

http://www.portalhr.com/konsultasi/perbedaan-hrd-personalia-kepegawaian/

http://www.psychologymania.com/2013/03/pengertian-hrd.html

http://rbsinternationaltraining.com/7-tips-menjadi-hrd-unggul/